Lausuntopyyntö, hyvinvointialueen taloustietojen toimittaminen ja tekniset kuvaukset koskien tilikautta 2027, valtiovarainministeriö

Helsingin kaupunki antaa asiasta seuraavana lausunnon.

Palveluluokituksen muutosehdotukset

Helsingin kaupungilla ei ole kommentoitavaa esitettyihin muutoksiin. Helsingin kaupunki pitää tärkeänä, että raportointikäytännöt säilyvät mahdollisimman yhtenäisinä eri vuosien välillä ja toivoo, että tarpeettomia muutoksia vältetään. 

Investointisuunnitelman raportointi

Helsingin kaupungin näkemyksen mukaan investointisuunnitelman toimittamisen aikataulun myöhentäminen toukokuulle on kannatettavaa. Määräajan myöhentäminen todennäköisesti lisää suunnitelman ajantasaisuutta ja tarkkuutta, koska suunnitelmien toimittamisen ja toteuttamisen välinen aika lyhenee. Helsingin kaupungin näkemyksen mukaan investointisuunnitelman toimittamisen aikataulua olisi järkevintä myöhentää toukokuun lopun sijaan kesäkuun loppuun, jolloin aikataulu olisi helpommin yhteensovitettavissa talousarvion aikataulun kanssa.   

Vastausvaihtoehtojen rajaaminen selkeyttää raportointia ja vähentää mahdollisten virheiden tekemistä syöttövaiheessa, joten se on kannatettava uudistus. Pääasiallisen palveluryhmän rajausta pidetään turhan tarkkana. Rajauksen tulisi olla ylätasoisempi. Esimerkiksi rakennushankkeissa voi tiloihin liittyä useita eri toimijoita, jolloin pääasiallisen palveluryhmän rajaus voi muodostua todella haastavaksi, eikä rajausta voi aina pitää alueiden välillä vertailukelpoisena. Kentän C210 lyhyt sanallinen kuvaus osion lisääminen näyttää turhalta, koska suuremmista hankkeista toimitetaan jo kustannusvaikuttavuusanalyysi.

Erillisraportoinnista luopuminen on kannatettavaa ja selkeyttää raportointia. Tekstikentän raportoinnista tulisi kuitenkin luopua kokonaan eikä siirtää sitä osaksi hs-01 taulukkoraportointia. Kustannusvaikuttavuusanalyysissa kuvataan jo sitoutumisvuoden merkittävät investoinnit. Loppuvuosien investoinnit taas voivat vielä merkittävästi muuttua, joten niiden osalta ei ole järkevää tarkastella niin tarkkoja tietoja, kuin nyt esitetään raportoitavaksi. Nämä investoinnit osuvat yleensä pitkälle tulevaisuuteen ja näiden tiedot voivat vielä merkittävästi muuttua. Mikäli tekstiosuus halutaan säilyttää, tulisi siinä vaatia huomattavasti yleisluontoisempia tietoja investoinneista. 

Pitkäaikaisten hyödykkeiden luovutusten osalta tulee määrittää selkeä euromääräinen raja. Luovutusten osalta tulee tarkasti määritellä, minkä suuruisista luovutuksista tulee valtiota informoida. Tämä raja tulee myös olla hyvissä ajoin alueiden tiedossa, jotta tiedot keretään keräämään ennakkoon. Rajan tulee myös olla riittävän korkea. 

Ostolaskutietojen raportointi

Helsinki ei kannata ostolaskutietojen raportointia esitetyssä laajuudessa. Vaaditut ostolaskujen raportointitiedot eivät tehosta julkisia hankintoja, vaan ne lisäävät hallinnollista työtä ja muutokset aiheuttavat kustannuksia, jotka tulisi korvata kunnille ja hyvinvointialueille.  Yksityiskohtaisten tietojen keruun tarve ja käyttötarkoitukset ovat jääneet epäselviksi.

Edellisen kuukauden ostolaskujen toimittamisen määräaika kuukauden 20. päivä on erittäin tiukka. Ostoreskontran sulkeminen jälkeen puuttuvien tietojen rikastaminen ja koko ostolaskuaineistojen tarkastaminen ei onnistu ehdotettuun määräaikaan mennessä. Helsinki ehdottaa määräajan siirtämistä kuukauden loppuun, jotta voidaan varmistaa laadukkaan ja tietoturvallisen ostolaskutiedon raportointi. Vaihtoehtoisesti tulisi harkita ostolaskutietojen raportoimista harvemmin.

Helsingissä ostolaskujen raportointi esitetyillä tietosisällöillä tulee vaatimaan uuden raportointiratkaisun rakentamista, missä voidaan ostolaskutietoja rikastaa uusilla vaadituilla tiedoilla. Raportointiratkaisussa täytyy pystyä tarkastamaan ja mahdollisesti korjaamaan raportoitavaa aineistoa. Raportointi vaatii uutta kokonaisarkkitehtuuria, jotta raportoinnin automaatioaste saadaan riittävälle tasolle tiedon laadun varmistamiseksi sekä manuaalisen henkilötyön vähentämiseksi. Lisäksi nykyiseen ostolaskujärjestelmään täytyy tehdä merkittäviä muutoksia. Alustavan arvion mukaan perustamiskustannukset järjestelmiin tulevat olemaan satoja tuhansia euroja. Uutta hallinnollista työtä aiheutuu 5-10 htp/kuukausi pelkästään talouspalveluissa. 

Helsingin hyvinvointialueen sekä kunta-Helsingin kuukausittainen ostolaskuvolyymi on yhteensä noin 70 000 ostolaskua.  Raportoitavan riviaineiston määrä on moninkertainen, joten tietojen rikastaminen ja tarkastaminen on hidasta, jos tätä työtä ei voida automatisoida. Helsingissä ostolaskujen käsittelijöitä on 7 500. Helsingin kaupungin ostolaskuista yli 99 prosenttia on verkkolaskuja, joista täytyy toimittaa vaaditut tuoterivitiedot. Paperilaskuja on noin 7 000. Näistä ostolaskuista tuoterivitietoja ei voida raportoida. Helsingissä ostolaskujen tuoterivien raportointi tilauksellisten laskujen osalta on mahdotonta tällä hetkellä, koska ostotilauksiin kohdistuvissa ostolaskuissa järjestelmä poistaa tuoterivit. Näiden osuus kaupungin ostolaskuista lisääntyy kaupungin tavoitteiden mukaisesti.

Helsingissä ostolaskujen tuoterivitiedot ovat laadultaan hyvin vaihtelevia: on paljon nollasummaisia tuoterivejä, ilman tuotenimiä olevia rivejä tai viittauksia liitteisiin. Tuotetiedon laatuongelmat heikentävät tiedon analysointimahdollisuuksia ja hyödynnettävyyttä. Tuoterivien lisääminen vaatii merkittävän muutoksen ostolaskujärjestelmään. Etenkin tuoterivikohtaisen tiedon osalta verkkolaskusanomien koonti yhteen lähettävään tiedostoon voi olla iso haaste. Aineistoon pitäisi saada mukaan myös hankintayksikön sisäinen laskun tunniste, joka syntyy vasta kun verkkolaskua käsitellään.

Tuoterivitietojen kerääminen aiheuttaa merkittävät kustannukset ja muutokset nykyisiin ostolaskujen prosesseihin. Tuoterivitieto on tarkoitettu vain tutkijoiden käyttöön.  Asiantuntijapalvelujen tai muiden palvelujen sisältö vaihtelee, eikä niiden hintavertailuja saada vertailukelpoisiksi. Hintavertailu onnistu vain tavaratoimittajien laskuista, jos laskuilta saadaan tuoterivitiedot. Tuoterivitietojen raportointivaadetta tulisi arvioida valtakunnallisesti uudelleen. Helsingin kaupunki vastustaa tuoterivitietojen raportointia ja ehdottaa niiden poistamista raportointivaatimuksista.

Vaadittuun tietosisältöön mahdotonta päästä, jos ostolaskun sisällön vaatimukset eivät ole velvoittavia. Kilpailutustunniste pitäisi velvoittaa merkitsemään ostolaskun tiettyyn kenttään. Tuotteiden ja palveluiden toimittajat eivät pyynnöstä huolimatta lisää ostolaskuille tarvittavia tunnisteita. 

Laskulle kuulumattomien henkilötietojen poistaminen aineistoista ennen raportointia vaatii ratkaisun rakentamisen esimerkiksi robotiikalla, jotta voidaan tehostaa aineiston tarkastamista ja varmistaa tietoturvallinen raportointiaineisto. Manuaalisesti toteutettava laskujen asiatarkastus Helsingin kokoisessa kaupungissa isoilla ostolaskumäärillä ei takaa luotettavaa salassa pidettävän tiedon eliminointia. Tietojen toimittaja vastaa toimitettavien tietojen tietoturvasta. Vastaava ratkaisu tarvitaan myös kaupungin varautumiseen liittyvien ostolaskujen tunnistamiseen ja poistamiseen raportoitavasta aineistosta. Pelkona on, että jo automatisoituun ostolaskujen käsittelyprosessiin tulee uusia manuaalisia työvaiheita, jotka koskeva tuhansia ostolaskujen tarkastajia, mikä lisäisi merkittävästi henkilöstökustannuksia.

Ostolaskutiedot täytyy raportoida AURA-tilien mukaisesti, mikä tarkoittaa Helsingissä muuntotaulujen avulla rikastettua ostolaskuaineistoa. Muuntotauluilla yhdistetään Helsingin kirjanpidon tilit vaadittuihin AURA-tileihin.

Helsingissä palveluluokkatieto ei ole osa laskun tiliöintitietoa. Palveluluokkatiedon muodostaminen ostolaskujen käsittelyvaiheessa on Helsingissä uusi ratkaisua vaativa tehtävä. Ratkaisun toteuttaminen joko rikastamalla ostolaskuaineistoa tai sitten tiliöintikäytänteitä ja laskentatunnisteita muuttamalla edellyttää muutostöitä tietojärjestelmiin. Muutostöiden suunnittelu ja aikatauluttaminen muiden järjestelmäpäivitysten kanssa on haastavaa eikä onnistu lyhyellä aikavälillä. Ostolaskuprosessin toimintatapamuutokset koskisivat Helsingissä tuhansia henkilöitä, joille tarvitaan ohjeistus ja koulutus. Huomautamme myös, että ostolaskujen kautta raportoitu palveluluokkatieto ei tule koskaan vastaamaan varsinaisen vuosittaisen palveluluokkaraportoinnin tietoja ja ehdotetulle kaatoluokalle saattaa kirjautua merkittäviä kustannuseriä.

Siirtymäaika esitettyihin laajoihin muutoksiin on lyhyt. Helsingin täytyy määritellä ja tilata muutokset järjestelmiin useilta eri järjestelmätoimittajalta, eikä voida vielä arvioida, ovatko kaikki muutokset tehtävissä annetussa aikataulussa. Raportointi on kunnille ja hyvinvointialueille uusi tehtävä, eikä ostolaskuista tuotettu tieto tuo lisäarvoa Helsingille. Uuden raportointiprosessin ja järjestelmäratkaisun rakentaminen sekä muutokset nykyisiin järjestelmiin toteutetaan ainoastaan valtion raportointivelvoitteen täyttämiseksi.  Esitämme, että valtio rahoittaisi muutoksista aiheutuvia kustannuksia.
 

Valtiovarainministeriö on pyytänyt 31.3.2026 lausuntoa hyvinvointialueen taloustietojen toimittamisesta ja teknisistä kuvauksista koskien tilikautta 2026. Lausunto annetaan lausuntopalvelussa määräaikaan mennessä 30.4. klo 16.

Hallintosäännön 19 luvun 5§:n mukaan ellei toisin ole säädetty tai määrätty, kaupungin puhevaltaa käyttää ja kaupungin esitykset ja lausunnot ulkopuoliselle antaa kaupunginhallitus. Asian periaatteellisen ja taloudellisen merkityksen ollessa vähäinen, kaupungin esitykset tai lausunnot antaa se kaupungin viranomainen, jonka tehtäviin asia kuuluu.