Hankinta, sopimusmuutos, arkkitehtisuunnittelun lisätilaus, Myllypuron terveys- ja hyvinvointikeskuksen laajennus, kaupunkiympäristön toimiala

Tilat-palvelun tiimipäällikkö päätti hyväksyä Myllypuron terveys- ja hyvinvointikeskuksen laajennuksen pää- ja arkkitehtisuunnittelua koskevan lisätilauksen Arkkitehtitoimisto Pekka Helin & Co Oy:ltä. Alkuperäinen toimeksianto hankesuunnittelu-, yleissuunnittelu-, toteutussuunnittelu ja rakentamisvaiheen pää- ja arkkitehtisuunnittelusta on tilattu Tilahankkeiden pää- ja arkkitehtisuunnittelun puitejärjestely 2019 – 2021 (+optiot) puitejärjestelystä HEL 2018-005812. Kyseessä on hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 mukainen sopimusmuutos. Sopimusmuutos koskee alkuperäisen hankintasopimuksen arvon muuttamista. Muutos johtuu tilaajan tarpeesta tilata nykyiseltä sopimuskumppanilta sellaista lisätyötä, joka ei ole sisältynyt alkuperäiseen tilaukseen.

Kyseisen toimeksiannon arvioiduksi arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi on hankintaa koskevassa alkuperäisessä tilauksessa ilmoitettu yhteensä 1 130 000 euroa (alv 0 %). Nyt tehtävän sopimusmuutoksen arvo on 310 800,92 euroa (alv 0 %).

Lisäksi Tilat-palvelun tiimipäällikkö päätti, että tämä päätös voidaan panna täytäntöön ja muutosta koskeva sopimus allekirjoittaa jo ennen päätöksen tulemista lainvoimaiseksi.
 

Taustaa tehtävälle muutokselle

Tilahankkeiden pää- ja arkkitehtisuunnittelun puitejärjestelyn kilpailutus ja puitesopimukset perustuvat Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan 30.11.2018 päivättyyn tarjouspyyntöön HEL 2018-005812 ja kaupunkiympäristölautakunnan rakennusten ja yleisten alueiden jaoston päätökseen 28.2.2019 § 27.

Hankintaan sisältyvät palvelut on jaettu viiteen (5) osa-alueeseen seuraavasti:
1. Poikkeuksellisen vaativien uudishankkeiden pää- ja arkkitehtisuunnittelu (jaettu kolmeen koriin):
2. Poikkeuksellisen vaativien korjaushankkeiden pää- ja arkkitehtisuunnittelu (jaettu kahteen koriin):
3. Vaativien uudishankkeiden pää- ja arkkitehtisuunnittelu
(jaettu kahteen koriin):
4. Vaativien korjaushankkeiden pää- ja arkkitehtisuunnittelu (1 kori)
5. Tavanomaisen vaativuusluokan pää- ja arkkitehtisuunnittelu (jaettu seitsemään koriin):

Arkkitehtitoimisto Pekka Helin & Co Oy on hyväksytty toimittajaksi osa-alueelle 1 (kori 1) ja osa-alueelle 2 (kori 1) kyseiseen puitejärjestelyyn 28.3.2019 tehdyllä päätöksellä. Valituksi tulleiden sopimuskonsulttien kanssa on tehty puitejärjestelyä koskevat hankintasopimukset.

Hankeyksikkö 2 on osoittanut 27.02.2023 Arkkitehtitoimisto Pekka Helin & Co Oy:n kyseisen puitejärjestelyn sisällä (Osa-alue 2) pää- ja arkkitehtisuunnittelua koskevan tehtävään koskien Myllypuron terveys- ja hyvinvointikeskuksen laajennuksen hankesuunnitteluvaihetta ja myöhemmin toteutussuunnittelu- ja rakentamisvaihetta.

Hankesuunnittelu yhteydessä tontilla jouduttiin tekemään asemakaavan muutos. Asemakaavan valmistuttua rakennusvalvonnan, kaavoituksen sekä kaupunkikuvatyöryhmän näkemys erosi siitä mitä oli kaavoituksen kanssa aiemmin käyty läpi. Tämä poiki sen, että hankkeen jo pitkälle vietyjä suunnitelmia jouduttiin muuttamaan ravintolan, liiketilojen sekä porrashuoneiden osalta. Se vaikutti osaltaan kokorakennuksen tilajärjestelyihin. Lisäksi uutena velvoitteena hankkeelle tuli lupaviranomaisen puolelta tarve hakea väliaikaiselle jalankulkusillalle sekä metronhätäpoistumisreitille rakennuslupa. Hake joutui myös tehdä kattavan selvityksen välttämättömien puiden kaatotarpeesta sekä simuloida metron jalkakulkuliikenne. Käyttäjän jouduttiin avustamaan tilavaatimuskorttien ja tilaohjelman määrittelyssä ja niihin on tullut useita muutoksia eri vaiheissa tämän jälkeen. Lisäksi käyttäjän tarpeesta lähtöisin olevia muutoksia on jouduttu tekemään HUSin kuvantamisen ja välinehuollon tiloihin sekä huoltopihalle logistiikan, jätejärjestelmien ja  ambulanssiliikenteeseen osalta. Nämä poikkesivat merkittävästi siitä mihin oltiin alkupäiseen tarjoukseen sisällytetty. Muutoksista johtuen hankesuunnitteluvaiheen ja toteutussuunnitteluvaiheen arvioidut tuntimäärät eivät riitä suunnittelun loppuunsaattamiseksi. Sopimustoimittajan lisätyölaskut ovat tilaajan näkemyksen mukaan aiheellisia.

Sopimusmuutos

Hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.

Hankintalain 136 §:n 3 momentin mukaan 2 momentin 2 kohdan perusteella tehtävän sopimusmuutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Hankintayksikkö katsoo, että Myllypuron terveys- ja hyvinvointikeskuksen laajennuksen arkkitehtisuunnittelun muutokset ovat hankintalain (1397/2016) 136 §:n 2 momentin 2 kohdan tarkoittamia lisätöitä. Muutoksen arvo on alle 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Näin ollen hankintayksikkö katsoo, että edellytykset hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaiselle poikkeusperusteelle täyttyvät tässä tapauksessa.

Sopimusmuutos koskee alkuperäisen hankintasopimuksen arvon muuttamista johtuen alkuperäisen sopimuskumppanin tarpeesta suorittaa sellaisia lisätöitä, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen. Hankintayksikön näkökulmasta on välttämätöntä turvata meneillään olevan suunnittelutyön loppuun saattaminen. Sopimustoimittajan vaihtaminen tässä vaiheessa aiheuttaisi hankintayksikölle merkittävää taloudellista ja toiminnallista haittaa. Sopimuskumppanin vaihtumisesta koituisi hankkeelle huomattavia lisäsuunnittelukustannuksia, ottaen huomioon erityisesti, että nykyisen toimittajan suorittama pää- ja arkkitehtisuunnittelu on pitkällä, minkä johdosta nykyisellä toimittajalla on parhaimmat edellytykset saattaa suunnitelmat valmiiksi. Suunnittelijan vaihtaminen keskeyttäisi meneillään olevan suunnittelutyön ja haittaisi myös siihen kytköksissä olevan rakennustyön toteuttamista. Myös hankkeen aikataululle koituisi toteutussuunnittelu- ja rakentamisvaiheen merkittävää myöhästymistä. Tästä koituisi huomattavia lisäkustannuksia. Muutos ei vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen.

Hankintayksikkö on arvioinut, että sopimusmuutoksen kohteena olevien lisätöiden arvo olisi yhteensä enintään 310 800,92 euroa (alv 0 %). Alkuperäisen sopimuksen arvo on ollut 1 130 000 euroa, joten kyseessä oleva sopimusmuutos on siten arvoltaan alle 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

 

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan toimialalautakunta omalla toimialallaan päättää tai hyväksyy perusteet ja rajat, joiden mukaan vi-ranomainen päättää hankinnoista lukuun ottamatta osakkeita (10 luku 1 § 3 momentti 3 kohta).

Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen 16.12.2025 § 682 mukaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 41 §:n 1 momentin tarkoittamissa lisätilauksissa sekä 136 §:n mukaisissa sopimusmuutoksissa hankintavaltuus määräytyy lisäti-lausten tai sopimusmuutosten yhteenlasketun arvon perusteella, eikä hankinnan yhteenlasketun kokonaisarvon mukaisesti (alkuperäinen hankinta ja siihen liittyvät tilaukset yhteensä).

Kaupunkiympäristölautakunnan päätöksen (28.1.2025 § 43) mukaan Tilat-palvelun tiimipäälliköllä on hankintavaltuudet enintään 500 000 eu-ron suuruisiin hankintoihin.

Tilat-palvelun tiimipäällikkö on näin ollen toimivaltainen päättämään sopimusmuutoksesta.