Hankinta, asiankäsittelyjärjestelmä, sosiaali-, terveys- ja pelastustoimiala

Päätös on ehdotuksen mukainen.

Päätöksenteko- ja valvontajohtaja ********** ja johtava asiantuntija ********** ovat kutsuttuina asiantuntijoina.

Hankinnan taustaa

Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki) ja laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019, jäljempänä tiedonhallintalaki) velvoittavat julkista toimijaa suunnittelemaan ja toteuttamaan tiedonhallintansa sekä ylläpitämänsä tietojärjestelmät siten, että asiakirjojen julkisuus toteutuu lakien edellyttämällä tavalla, viranomaiselle käsittelyyn saapuvat asiat rekisteröidään viipymättä asiarekisteriin, viranomaistoiminnan asiakirjat säilytetään ensisijaisesti sähköisesti ja asiakirjat arkistoidaan tai tuhotaan suunnitelmallisesti sekä tietoturvallisesti ja että tietojärjestelmien ja tietovarantojen (mukaan lukien asiankäsittelyjärjestelmät ja sähköiset arkistot) yhteentoimivuus toteutuu. 14.4.2026 voimaan tulevan sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain muutoksen (211/2026) mukaan viranomaisen tiedoksiannot toimitetaan ensisijaisesti sähköisesti niille hallinnon asiakkaille, jotka ovat ottaneet käyttöön Suomi.fi-viestit.

Sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialalla on kiireellinen tarve järjestää tietopyyntöjen asianhallinta ja toiminnasta raportointi siten, että rekisteröityjen oikeuksien toteutuminen voidaan toteuttaa nykyistä paremmin ja jotta voimme ennaltaehkäistä mahdollisia hallinnollisia seuraamusmaksuja. Lisäksi toimialalla on tarve kehittää ja uudistaa asiankäsittelyä niin, että asioiden ja asiakirjojen koko elinkaari tulee tehdyksi sähköisesti.

EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR, 2016/679) on säädetty henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksista. Tietosuojalakia (1050/2018) on ehdotettu muutettavaksi siten, että GDPR:n mukaiset hallinnolliset seuraamusmaksut ulotettaisiin koskemaan julkishallintoa. Muutos on ehdotettu tulevaksi voimaan 1.1.2027.

Edellä kerrotuista syistä sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen toimialajohtaja päätti 24.6.2025 § 133 toimialan asianhallinnan kehittämishankkeen käynnistämisestä. Asiankäsittelyjärjestelmän hankinnan valmistelu on osa toimialan asianhallinnan kehittämishanketta ja toimialalle välttämätön. Hankinnalla toteutetaan myös kaupunkiyhteistä Turvaa yhteinen tietomme -ohjelmaa sekä yleisesti hyvän hallinnon ja lainsäädännön vaatimusten mukaista toimintaa.

Toimialan asianhallinnan järjestämisestä on käyty keskustelua kaupungin kanslian kanssa. Yhteisesti on todettu, että nykyinen päätöksentekojärjestelmä Ahjo ei sovellu ratkaisuksi kapasiteettinsa rajoitteiden vuoksi. Lisäksi on todettu, että kaupunkiyhteinen hankinta ei tule kyseeseen sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan erityispiirteiden ja järjestelmän hankinnan kiireellisen aikataulun vuoksi.

Hankintaa on edeltänyt tietopyyntö, jonka avulla hankintayksikkö kartoitti markkinoilla olevia asiankäsittelyjärjestelmäratkaisuja sekä niiden toimittajia. Tietopyyntö julkaistiin 19.1.2026 julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa Hilmassa. Tietopyyntöön vastasi yhteensä viisi (5) yritystä. Tietopyynnöllä saatuja tietoja ja vastauksia on käytetty apuna hankinnan suunnittelussa.

Hankinnan kohde

Hankinnan kohteena on sähköisen asianhallinnan kokonaisratkaisu, joka hankitaan valitun järjestelmätoimittajan tarjoamana kokonaispalveluna (Software as a Service, SaaS). Hankittavan ratkaisun tulee olla nopeasti käyttöön otettavissa ilman merkittäviä muutoksia ja räätälöintejä.

Hankittava ratkaisu kattaa asioiden, niiden käsittelyvaiheiden, toimenpiteiden ja asiakirjojen tallentamisen, käsittelyn ja seurannan. Kokonaisuuteen kuluu myös asian ja asiakirjan elinkaarta ohjaava tiedonohjausratkaisu, sähköinen allekirjoitustoiminnallisuus järjestelmäallekirjoituksena, sähköinen arkistointi ennen aineistojen siirtämistä varsinaiseen pitkäaikaissäilytykseen, yhteystietorekisteri ja julkaisunhallinta. Lisäksi hankinta kattaa tarvittavien rajapintojen toteuttamisen hankittavan järjestelmäkokonaisuuden osalta. Kokonaisratkaisussa tulee huomioida tietoturvallisuus sekä tietosuoja huomioiden näihin liittyvä sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen tietojen käsittelyä koskeva erityislainsäädäntö.

Tarjouskilpailu

Hankinnasta järjestetään tarjouskilpailu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä hankintalaki) 32 §:n mukaisella avoimella menettelyllä.

Hankintaa ei jaeta osiin, koska se ei ole kokonaisuuden kannalta tarkoituksenmukaista.

Tarjouskilpailun perusteella valitaan yksi toimittaja, jonka vastuulla on toteuttaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimen kanssa yhteistyössä asiankäsittelyjärjestelmän käyttöönotto sekä järjestelmään liittyvien rajapintojen toteutus aina tuotantokäyttöön asti. Käyttöönottoprojektin aikana sovitaan järjestelmän tuotantokäytön aikaisten jatkuvien palvelujen toteuttamisesta. Lisäksi toimittaja vastaa toimialan henkilöstön tarvittavasta kouluttamisesta sekä järjestelmään liittyvän dokumentaation tuottamisesta toimialan käyttöön.

Tarjouspyyntöasiakirjoissa on määritelty hankittava kokonaispalvelu, palvelun hinnoittelu sekä tarjoajille ja palvelulle asetetut soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimukset. Asetettujen vaatimusten tulee täyttyä koko sopimuskauden ajan.

Esitys asiankäsittelyjärjestelmän kilpailutuksen tarjouspyyntöasiakirjoiksi on liitteinä 1–25.

Hankintalain 60 §:n ja 138 §:n mukaan hankintailmoitusta ei saa julkaista muualla, ennen kuin se on julkaistu julkisten hankintojen internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi(Link leads to external service), joten tarjouspyyntöasiakirjoja ei julkaista internetissä esityksen liitteenä.

Tarjousten vertailuperuste

Tarjousten valintaperusteena ja kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena on paras hinta-laatusuhde, jonka vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat:

Hinta, enintään 40 pistettä.

Tarjousten hintavertailu ja pisteytys suoritetaan tarjouspyynnön hintakohtien perusteella siten, että halvin tarjottu kokonaishinta saa täydet 40 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään hinnan osalta kaavalla: halvin tarjottu kokonaishinta/vertailtava kokonaishinta*40.

Hintavertailussa huomioidaan hintakohdat:

• käyttöönottoprojektin kokonaishinta
• jatkuvien palvelujen kuukausihinta 48 kuukauden ajalle
• kaupungin tietojärjestelmiin toteutettavien integraatiotöiden tuntihinta 
• erikseen tilattavien kehitystöiden ja asiantuntijapalveluiden tuntihinta.

Vertailuun vaikuttava hintakohde kohtainen yksikkömäärä on ilmoitettu tarjouspyynnössä.

Laatu, enintään 60 pistettä.

Tarjousten laadullinen vertailu jakautuu seuraavasti:

• tarjoajan projektisuunnitelma ratkaisun käyttöönotolle, enintään 10 pistettä
• tarjottuun ratkaisuun sisältyvät pisteytettävät vaatimukset/(ei-pakolliset), enintään 20 pistettä
• tarjoajan pisteytettävät referenssitoimitukset, enintään 30 pistettä.

Pisteytys suoritetaan kohdekohtaisesti ja vertailuun vaikuttavat tekijät on ilmoitettu tarjouspyynnön liitteissä. Kunkin laatukohteen suurimmat laatupisteet saanut saa kyseisen kohteen laadun maksimipisteet, muut suhteutetaan tähän kaavalla: tarjoajan saamat pisteet/parhaat pisteet * kohteen maksimipisteet.

Parhaat laatupisteet saanut tarjous voi saada laadusta enintään 60 pistettä.

Lopuksi tarjouskilpailun voittajaksi valitaan tarjoaja, joka saa parhaat yhteenlasketut hinta- ja laatupisteet. Vertailupisteiden enimmäismäärä on 100 pistettä.

Tehtävä sopimus

Hankintasopimuksen määräaikainen sopimuskausi on 24 kuukautta sopimuksen allekirjoittamisesta lukien.

Määräaikaisen sopimuskauden jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus voidaan irtisanoa päättymään tilaajan puolelta kuuden (6) kuukauden ja toimittajan puolelta 12 kuukauden kuluttua kirjallisesti tehdystä irtisanomisesta. Irtisanomisaika lasketaan sen kuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana sopimus on irtisanottu.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 2 000 000 euroa.

Hankintavaltuuksista päättäminen

Sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta on 13.1.2026 § 7 päättänyt sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan viranhaltijoiden hankintavaltuuksista siten, että tietohallintojohtajan osalta vahvistettu hankintaraja on 500 000 euroa. Nyt tehtävällä päätöksellä lautakunta oikeuttaa tietohallintojohtajan tekemään hankintaa koskevat päätökset.

Hankinnasta solmittavien sopimusten allekirjoittaja

Helsingin kaupungin hallintosäännön 24 luvun 1 §:n 2 momentin mukaisesti toimielimen päätöksiin perustuvat asiakirjat allekirjoittaa esittelijä, ellei toimielin toisin päätä. Esittelijä pitää riittävänä, että sopimukset allekirjoittaa tietohallintojohtaja. Mikäli ilmenee tarvetta sopimuksen päättämiseen (irtisanomiseen tai purkamiseen), päätös on tehtävä riittävän nopeasti. Siksi on tarkoituksenmukaista, että myös sopimuksen päättämistä koskeva päätösvalta on tietohallintojohtajalla.

This decision was published on 20.04.2026

MUUTOKSENHAKUKIELTO

Pöytäkirjan 79, 80, 81 (A), 82 (A), 83 (A), 84 (A), 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 93, 94 ja 100 §:t.

Tähän päätökseen ei saa hakea muutosta, koska päätös koskee asian valmistelua tai täytäntöönpanoa.

Sovellettava lainkohta: Kuntalaki 136 §

OHJEET OIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Pöytäkirjan 81 (B), 82 (B), 83 (B), 84 (B) ja 95 (C) §:t.

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Fyysisesti tai postitse toimitetun oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä. Sähköisesti toimitetun oikaisuvaatimuksen on saavuttava Helsingin kaupungin kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi postitse, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Mikäli päätös on annettu tiedoksi sähköisenä viestinä, asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmen päivän kuluttua viestin lähettämisestä.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastuslautakunta.

Oikaisuvaatimusviranomaisen asiointiosoite on seuraava:

Suojattu sähköposti: https://securemail.hel.fi/

Käytäthän aina suojattua sähköpostia, kun lähetät henkilökohtaisia tietojasi.

Muistathan asioinnin yhteydessä mainita kirjaamisnumeron (esim. HEL 2021-000123), mikäli asiasi on jo vireillä Helsingin kaupungissa.

Kirjaamon aukioloaika on maanantaista perjantaihin klo 08.15–16.00.

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä lähetetään pyynnöstä. Asiakirjoja voi tilata Helsingin kaupungin kirjaamosta.